Teie postkasti puhastamine on ülesanne, mida enamik meist viskab oma I'll-tackle-those-later-loendist - otse pankade väljavõtte esitamise ja rämpsposti väljavõtte korraldamise vahel. Aga miks?
Kuna inimestel on raske teha midagi, kui nad ei näe ülespoole.
Siin on põhjus, miks postkastiorganisatsioon on esmatähtis: see muudab teid õnnelikumaks, rahulikumaks ja produktiivsemaks inimkonnaks.
Radicati mõni aasta tagasi läbi viidud uuringus prognoosisid teadlased, et keskmine töötaja saadab ja võtab vastu 2015. aastaks umbes 125 meilisõnumit. See on ligikaudu 45 625 e-kirja aastas, sealhulgas hallmail, kuid mitte isiklikku meilisõnumit. Nii et kui sul on sõpru, siis võite minna edasi ja lüüa see number ülespoole. Mida see ajakohane lisab?
2012. aastal näitas McKinsey & Company'i aruanne, et inimesed kulutavad umbes 28% töönädala lugemisest ja e-kirjadele vastamisest. See on umbes 12 tundi nädalas. Ma ei tea sinust, aga kui ma saaksin selle numbri pooleks lõigata, oleks mul veel rohkem aega jooga minna.
Kuid see on rohkem kui lihtsalt aja vabastamine. Ma usun, et teie postkasti näitab teie meeleseisund. Ja seda puhastades on tõesti tegemist rahuga, mis kaasneb vaimse segadusega võitlemisega. Kui hakkate sel teemal e-posti mõtlema hakkama, näete äkki, kui tähtis on oma postkasti kontrollida. Siin on mõned sammud, mille abil saate alustada:
1. Küsige endalt kõvasid küsimusi. Võib-olla teete järele, milline on eneserefleksioon teie postkastiga. Kõik, tõesti. Väline kujutab endast sisemist. Mõtle oma postkasti teie meeleseisundi peegeldusele, alustage küsides endalt, miks olete lasknud oma postkastist kontrolli alla saada ja mis muudel juhtudel võib teie elus end kontrollida. Vastus võib olla nii lihtne kui üleliigne või nii tõsine, et vältida nii palju vajalikke karjäärivõimalusi. Selle probleemide väljaselgitamine ja lahendamine võib olla kogu protsessi kõige raskem osa. Vastake iseenesest ausalt ja teie ülesannetega tegelemiseks on teil vaimselt ja emotsionaalselt valmis.
2. "Lugemata kirjad" "RDFS". Anne Lamott meenutab oma raamatus Bird by Bird: "Mõned kirjutamis- ja eluviisijuhised" , kuidas lapsena oma venda oli kunagi häiritud kooliprojekt lindude kohta. Tema isa rääkis oma vennale projekti "lind lindlast" võtmisega, nii et tema suurt ülesannet ei taha hirmutada. Võimalik, et teil on hulgaliselt lugemata e-kirju. Sa pead tegema seda linnu lindu kasutades. Ärge arvake, et tehke seda, lihtsalt lahti oma postkastis vähe meelde, et oled selle ülesande täitnud oma vaimse heaolu nimel. Iga e-kirja nägemine, mille eesmärk on kõigil, vabastab neist, tundub, et olete midagi saavutanud. "RDFS" -ing on lihtne viis seda teha. Ma kohandasin selle suurepärase akronüümi oma endistest bossidest, kes ütlesid mulle, et iga uus e-kiri nõuab nelja toimingut: reageerige viivitamatult, kustutage vastamata, jälgige ega salvestage tulevasteks viideteks.Kuna teate, et teil on ainult iga uue e-posti aadress hakkab hajutama ebakindlust ja abitust, vähendama aega lugemata kirjade sorteerimiseks ja suurendada tootlikkust. Nagu te läbite kogu 5000 lugemata kirjade (või mis iganes teie number on ... pole otsust siin), võib suur hulk neist langeda kategooriasse "jälgida" või "salvestada edaspidiseks kasutamiseks", kuid sellepärast on oluline järgmine samm on saada organisatsiooni süsteem, mis töötab teie jaoks.
3. Korrastage, mis on vasakul. See ei lakanud mind enam hämmastama, kui me oleme organiseerimise lubadusega. Google'i uhiuue e-posti teenus, mille nimega Inbox käitab tööülesannete loendi mudelit, on meil. See võimaldab teil sortida e-kirju "kinnitatud", "edasi lükkunud" või "lõpetatud" kategooriatesse ja koguda suure hulga e-kirju kimpudeks muuta postkasti segadust paremini hallatavaks. Jah, see on tõesti kasutajasõbralik, kuid seda ei meeldi selle nõtkus. Sa ei pea seda oma postkasti puhastama. Sellist protsessi lihtsamaks ei tehta. See on hea uudis: on lollikindel valem. Teie postkasti tühistamine nõuab lihtsalt süsteemi väljatöötamist ja vastavust sellele. Kui võite selle endale lubada, olete kuldne. Siin ma teen seda: ma kasutan ühte Gmaili postkastist kogu oma posti jaoks ja pärast seda, kui mul on "RDFS" -i uusi e-kirju, arhiivan oma "salvestada edaspidiseks kasutamiseks" "Meilid kasutavad Gmaili kaustu, mis võivad olla värvilised ja pandud. Kui sobivat kausta pole, luuakse uus. Mul on hetkel 65 aktiivset kaustu. (Enamik e-posti servereid saab teha sarnase funktsiooni, kui te ei kasuta Gmaili.) Seejärel suunan oma e-kirjad, mida ma hoian oma postkastis (ma üritan mitte kunagi lubada, et see number ületab 100, sest ma tean see iseenesest paneb mind tundma ülekoormatud). Kui need "järelmeetmete" e-kirjad nõuavad meilt midagi, siis luuakse Google'i kalendris "ülesanne" (nt: "Pick Lisa lõuna koht koos Lisa" või "Saada Exceli tabel minu ülemale") ja lisada tähtaeg selle ülesande jaoks, kui vaja, siis saadan meeldetuletuse. Nii ei ärkama öösel, muretses selle pärast, mida ma unustasin teha. Tõsiselt, tasub ära unistama. Võtke endale ise arendada oma organisatsiooni protokoll. Iga see meetod, mis on teie jaoks mugav ja jätkusuutlik, töötab siis, kui te seda järgite.
4. Võtke esmajoones kokku suured kaljud. Vastavalt Stephen Covey, kes kirjutas väga edukate inimeste 7 harjumuse, on "suured elu kivid" ülesanded, mida te ei pääse neile kunagi üldse. Kuid nad on sageli kõige olulisemad. Ja kui neid vältida, siis nad kaaluvad meid vaimselt ja emotsionaalselt. Kui rakendate e-posti teel suurt rock metafoori, näete, kui lihtne on kulutada enamus oma aega veebi väikeste liivaterade töötlemisel - kiireloomulised e-kirjad, mis vajavad kohe tähelepanu ja andke meile tootlikkuse illusioon - ja pühkige suured kivid - e-kirjad, mis nõuavad meilt tõsiselt mõelda või teha. Mida kauem need suuremad kivid muutuvad prioriteetseks, seda rohkem ärevust tekitavad nad saavad meie jaoks. Erinev potentsiaalne stress, tehes lubaduse kõige raskemate e-kirjadega tegeleda. Alati. Esmalt võib tunduda vastupidine, et lahendada raskemad ja aeganõudvad postkasti esemed, kuid võta aega, et välja selgitada, mida need kirjad teie jaoks vajavad, säästab teie aega ja stressi pikemas perspektiivis. Mõnikord pärast hingamist, õlapinge vabastades, imetlen oma põimunud postkasti, hakkab see uuesti täitma. Selline on elu. Kuid ärge ületage - sügavpuhti tehakse, ja see on raske osa. Säilitamine on lihtne nüüd, kui teil on lollakas süsteem. Ma räägin kogemustest, kui ütlen, et tootlikud päevad ja rahumeelsed ööd on kõik motivatsioon, mis vajab teie postkasti ümberstruktureerimist.
